INI HD · Hướng dẫn sử dụng

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Hợp Đồng & Doanh Thu

Tài liệu này dùng cho bản desktop Windows. Nội dung tập trung vào thao tác vận hành thực tế: đăng nhập, cấu hình ban đầu, tạo hợp đồng, quản lý mẫu Word, nạp sản phẩm, ký PDF, ghi nhận thu chi, in báo cáo và backup dữ liệu.

Windows 64-bit Hợp đồng DOCX / PDF Mẫu Word có biến Excel / Google Sheets Thu chi và S1a-HKD

Mục lục nhanh

1. Tổng quan 2. Đăng nhập 3. Cài đặt ban đầu 4. Khách hàng / nhà cung cấp 5. Hợp đồng 6. Thu / chi 7. Sổ doanh thu 8. Kho và chứng từ 9. Báo cáo 10. Backup / restore 11. Bản quyền / hỗ trợ 12. Lỗi thường gặp

1. Tổng quan phần mềm

Tổng quan
Theo dõi nhanh doanh thu, tình trạng hệ thống, cảnh báo ngưỡng doanh thu và dữ liệu cần xử lý.

Khách hàng
Quản lý danh bạ đối tác dùng chung cho hợp đồng, thu chi, báo cáo và giao dịch mua bán.

Hợp đồng
Tạo hợp đồng từ mẫu Word, nạp danh mục sản phẩm, xuất DOCX hoặc PDF chờ ký.

Thu / chi
Ghi nhận các khoản thu, chi, bán hàng, bán nợ, nhập hàng, chi phí và lương.

Sổ doanh thu
Xem, lọc, in và xuất sổ S1a-HKD theo năm báo cáo.

Báo cáo
Xuất Excel hoặc Word cho công nợ, phát sinh, bảng kê và báo cáo thuế.

2. Đăng nhập và đăng ký

Mở phần mềm
Chạy file Hợp Đồng INI.exe. Nếu Windows báo cảnh báo SmartScreen, chọn More info rồi Run anyway.

Đăng ký lần đầu
Nhập tên pháp lý, MST, địa chỉ, điện thoại, email, người đại diện, chức vụ, tài khoản ngân hàng và mật khẩu.

Đăng nhập
Dùng Mã số thuế làm tài khoản. Có thể bật ghi nhớ đăng nhập nếu máy chỉ dùng cho một đơn vị.

Quên mật khẩu
Nếu hệ thống hỗ trợ xác thực USB token, phải dùng đúng token có MST trùng với tài khoản cần đổi mật khẩu.

3. Cài đặt ban đầu

3.1. Thông tin Công ty / HKD

Trường	Mục đích
Tên pháp lý	Đưa vào hợp đồng, báo cáo và thông tin doanh nghiệp.
Mã số thuế	Làm tài khoản đăng nhập và vùng dữ liệu chính của đơn vị.
Địa chỉ, email, điện thoại	Dùng trên hợp đồng và liên hệ giao dịch.
Người đại diện, chức vụ	Dùng cho phần ký tên bên công ty hoặc hộ kinh doanh.
Tài khoản ngân hàng	Đưa vào điều khoản thanh toán khi cần.

Vào Cài Đặt, nhập đủ thông tin rồi bấm lưu trước khi tạo hợp đồng hoặc gửi email.

3.2. Cấu hình hợp đồng

Thiết lập mẫu mã hợp đồng và thông tin mặc định của bên công ty. Có thể dùng các biến như {YYYY}, {MM}, {DD}, {HH}, {mm}, {SS}, {RAND4} để tạo mã tự động.

3.3. Cấu hình email

Nếu muốn gửi hợp đồng hoặc kiểm tra email phản hồi, nhập đúng IMAP/SMTP. Với Gmail, nên dùng mật khẩu ứng dụng thay cho mật khẩu chính.

4. Quản lý khách hàng / nhà cung cấp

Thêm mới
Nhập tên, MST, địa chỉ, điện thoại, người đại diện, chức vụ và loại đối tác.

Tra cứu MST
Nhập MST rồi bấm tra cứu để lấy nhanh tên pháp lý hoặc địa chỉ nếu hệ thống có dữ liệu.

Phân loại
Chọn Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Cả hai để dùng đúng ở các phân hệ sau.

Sửa / xóa
Chỉ xóa khi chắc chắn vì hợp đồng hoặc chứng từ cũ có thể đang tham chiếu đến đối tác này.

Mẹo: Nên nhập sẵn danh bạ trước khi vào màn hình Hợp đồng. Khi tạo hợp đồng chỉ cần bấm Chọn KH để tự điền thông tin.

5. Tạo và quản lý hợp đồng

5.1. Quy trình tạo hợp đồng

Chọn loại hợp đồng
Chọn hợp đồng bán hàng hoặc mua hàng đúng theo nghiệp vụ.

Kiểm tra thông tin chung
Rà lại mã hợp đồng, ngày ký, tên đối tác, MST, địa chỉ, điện thoại và người đại diện.

Chọn mẫu Word
Chọn đúng mẫu trong danh sách Mẫu Hợp Đồng. Nếu thiếu mẫu, dùng nút mở thư mục lưu mẫu để bổ sung.

Nạp danh mục sản phẩm
Nạp từ Excel hoặc Google Sheets, kiểm tra bảng kê rồi chỉnh số lượng, đơn giá, VAT.

Xuất file
Bấm xuất DOCX để tạo bản nháp, hoặc xuất PDF chờ ký nếu đã sẵn sàng cho luồng ký số.

5.2. Quản lý mẫu hợp đồng và mẫu sản phẩm

Ngay trong màn hình tạo hợp đồng có khối Quản lý mẫu hợp đồng & sản phẩm để thao tác nhanh.

Mở thư mục lưu mẫu hợp đồng: mở đúng nơi phần mềm đang đọc các file Word mẫu.
Mở thư mục lưu mẫu sản phẩm: mở đúng thư mục chứa file Excel danh mục hàng hóa mặc định.
Làm mới danh sách: dùng sau khi vừa thêm, đổi tên hoặc xóa mẫu để phần mềm nhận lại danh sách mới.
Thông tin biến truyền vào: xem ngay trong giao diện để người làm mẫu biết cần đặt biến nào trong Word.

Khuyến nghị: Khi dùng bản EXE đã build, nên sửa hoặc thêm mẫu trong đúng thư mục mà phần mềm mở ra từ hai nút trên. Không nên sửa trực tiếp file đã đóng gói ở nơi khác.

5.3. Biến phần mềm truyền vào mẫu Word

Mẫu Word dùng cú pháp {{ ten_bien }}. Các biến thường dùng:

Biến	Ý nghĩa	Nguồn dữ liệu
`{{ ma_hop_dong }}`	Mã hợp đồng	Ô mã hợp đồng trên giao diện.
`{{ ten_khach_hang }}`	Tên đối tác	Từ khách hàng được chọn hoặc nhập tay.
`{{ dia_chi }}`, `{{ dien_thoai }}`, `{{ mst }}`	Thông tin đối tác	Từ hồ sơ khách hàng hoặc tra cứu MST.
`{{ dai_dien_ben_a }}`, `{{ chuc_vu }}`	Người đại diện bên A	Từ màn hình tạo hợp đồng.
`{{ ngay_ky }}`	Ngày ký	Từ trường ngày ký.
`{{ tong_tien_so }}`, `{{ tong_tien_chu }}`	Tổng tiền	Phần mềm tự tính từ bảng kê.
`{{ ten_ben_b }}`, `{{ dia_chi_ben_b }}`, `{{ mst_ben_b }}`	Thông tin công ty / HKD	Từ tab Cài Đặt.
`{{ dai_dien_ben_b }}`, `{{ chuc_vu_ben_b }}`	Người đại diện bên B	Từ hồ sơ công ty.
`{{ tai_khoan_ben_b }}`, `{{ email_ben_b }}`	Thanh toán và liên hệ	Từ thông tin công ty.

Nếu cần lặp bảng sản phẩm trong Word, dùng đúng cấu trúc docxtpl sau:

{%tr for item in ds_san_pham %}
{{ item.stt }}, {{ item.ten_sp }}, {{ item.dvt }}, {{ item.so_luong }}
{{ item.don_gia_fmt }}, {{ item.vat_rate }}, {{ item.thanh_tien_fmt }}
{%tr endfor %}

5.4. Cấu trúc file Excel / Google Sheets sản phẩm

Cột	Nội dung	Ghi chú
A	STT	Có thể để số thứ tự.
B	Tên hàng	Phần mềm dùng làm tên sản phẩm để gợi ý.
C	ĐVT	Ví dụ: cái, bộ, kg, tháng.
D	Số lượng	Nên là số dương.
E	Đơn giá	Chỉ nhập số, không thêm ký tự lạ.
F	Thuế VAT	Nhập 0, 5, 8, 10 hoặc dạng phần trăm tương đương.

5.5. Danh sách hợp đồng, ký PDF và chia sẻ link

Dùng các tab hợp đồng để lọc theo trạng thái Nháp, Chờ ký, Đã ký.
Có thể nhập file từ ngoài vào, tải file đã tạo hoặc tiếp tục ký theo trạng thái hiện tại.
Khi chia sẻ link Google Drive, phần mềm chỉ mở trình duyệt sau khi người dùng xác nhận. Nếu không muốn mở ngay, có thể chọn copy link để gửi qua Zalo hoặc email.
Sau khi ký PDF, nên mở lại file để kiểm tra chữ ký số, người ký và trạng thái hợp lệ.

6. Sổ tay thu / chi

Khoản thu
Ghi nhận tiền mặt, chuyển khoản, thu nợ, bán hàng hoặc khoản thu khác.

Khoản chi
Ghi nhận chi nhập hàng, chi lương, chi hoạt động và các khoản chi khác.

Khi nhập chứng từ nên điền tối thiểu: ngày, số tiền, đối tác, mã hợp đồng nếu có và ghi chú để tiện đối chiếu.

7. Sổ doanh thu S1a-HKD

Chọn năm báo cáo
Lọc đúng năm cần xem.

Rà dữ liệu nguồn
Kiểm tra ngày, diễn giải, số tiền và chứng từ liên quan.

In hoặc xuất sổ
Chỉ in khi dữ liệu nguồn đã cân đối với sổ tay thu chi và hợp đồng.

8. Kho hàng và chứng từ

Phân hệ kho dùng để quản lý danh mục sản phẩm, nhóm thuế, giá mua, giá bán và các chứng từ nhập xuất. Nếu import từ Excel, hãy giữ cấu trúc cột ổn định để tránh lỗi nhận dữ liệu.

9. Báo cáo

Loại báo cáo	Định dạng	Mục đích
S1a-HKD	Word / Excel	Theo dõi sổ doanh thu theo năm.
Bảng cân đối số phát sinh	Excel	Kiểm tra phát sinh tài khoản theo kỳ.
Công nợ	Excel	Theo dõi phải thu, phải trả theo đối tác.
Báo cáo thuế GTGT, TNDN	Word / Excel	Phục vụ kê khai và đối chiếu nội bộ.

10. Backup / restore

Backup cục bộ nên thực hiện sau khi cấu hình xong và trước các lần cập nhật lớn.
Nếu có backup cloud hoặc Google Drive, hãy kiểm tra lại file đã lên thành công trước khi xóa dữ liệu cũ.
Khi restore, nên restore trên máy thử hoặc sao lưu bản hiện tại trước để tránh ghi đè nhầm.

11. Bản quyền và hỗ trợ

Phần mềm hiện có cơ chế gói dùng và bản quyền, cần kiểm tra trạng thái trong mục cài đặt hoặc hỗ trợ khi bàn giao.
Nếu link hỗ trợ hoặc tài liệu không mở được, trước tiên kiểm tra file guid-contract.html có đang nằm cạnh file EXE hay không.
Khi cần gửi cho khách hàng bộ cài mới, nên gửi kèm file hướng dẫn cùng phiên bản để giảm sai khác giao diện.

12. Lỗi thường gặp

Hiện tượng	Nguyên nhân thường gặp	Cách xử lý
Không mở được hướng dẫn	Thiếu file `guid-contract.html` hoặc file nằm sai chỗ.	Đặt file hướng dẫn cùng thư mục với EXE hoặc build lại bộ cài.
Không thấy mẫu hợp đồng	Mẫu Word chưa nằm trong thư mục phần mềm đang đọc.	Dùng nút mở thư mục lưu mẫu hợp đồng rồi chép mẫu vào đúng nơi đó.
Nạp sản phẩm không lên	Sai cấu trúc cột Excel hoặc link Sheets chưa hợp lệ.	Kiểm tra lại tiêu đề cột và quyền chia sẻ của Google Sheets.
Không xuất hoặc ký được PDF	Thiếu file nguồn, thiếu chữ ký số hoặc vị trí neo không đúng.	Xuất DOCX kiểm tra trước, sau đó cấu hình lại ký PDF.
Link Google tự bật trình duyệt	Phiên bản cũ chưa có bước xác nhận.	Cập nhật lên bản mới; phiên bản hiện tại sẽ hỏi xác nhận hoặc cho copy link.

Checklist trước khi bàn giao

Đã nhập đủ thông tin công ty hoặc HKD.
Đã đăng nhập bằng đúng MST cần sử dụng.
Đã tạo ít nhất một khách hàng mẫu.
Đã thử nút mở thư mục lưu mẫu hợp đồng và thư mục lưu mẫu sản phẩm.
Đã kiểm tra biến trong mẫu Word và cấu trúc lặp ds_san_pham.
Đã thử xuất DOCX và PDF chờ ký.
Đã kiểm tra link Google chỉ mở khi xác nhận hoặc copy link.
Đã nhập thử một khoản thu và một khoản chi.
Đã backup dữ liệu cục bộ sau khi cấu hình xong.
Đã kiểm tra trạng thái bản quyền.